Quanto costa una consulenza AI per una PMI

Quanto costa una consulenza AI per una PMI non ha una risposta unica. Dipende da quante persone e reparti sono coinvolti, da quanto sono strutturati i processi interni, e da cosa serve davvero: solo formazione, o anche automazioni su misura.

Mi capita quasi ogni settimana. Un imprenditore scrive o chiama, e prima ancora di raccontarmi cosa fa la sua azienda mi chiede quanto costa una consulenza AI. Rispondo sempre allo stesso modo: dipende, e non lo dico per guadagnare tempo. Lo dico perché ho seguito aziende profondamente diverse per dimensione e per esigenze, e il prezzo di quei progetti si è formato ogni volta partendo da zero, mai da un listino.

La parte ovvia della domanda, in realtà, non è quella che ti serve. Sapere se una consulenza AI costa tanto o poco non ti dice niente, perché non esiste un progetto standard a cui confrontarti. Quello che ti serve sapere è da cosa dipende quel numero, così quando lo ricevi puoi giudicare se è coerente con la tua azienda, invece di limitarti a confrontarlo con quello sentito dal collega di un altro settore.

Quante persone lavorano, e in quanti reparti

Il primo fattore è il più intuitivo, ma vale la pena dirlo chiaro: più reparti entrano nel progetto, più tempo serve per capire come lavorano oggi prima ancora di proporre qualcosa. Un'azienda con un solo reparto coinvolto ha un perimetro definito già al primo incontro.

Un'azienda che vuole portare l'AI in più reparti insieme ha bisogno di mappare più modi di lavorare, spesso scollegati fra loro, prima di iniziare a proporre soluzioni. Il numero di reparti coinvolti pesa sul progetto più del numero totale di persone in azienda: un'azienda grande ma con un solo reparto che vuole muoversi è più semplice da seguire di una piccola che vuole coinvolgerli tutti.

Processi già scritti, o tutti in testa a qualcuno

Il secondo fattore si vede solo quando entri davvero in azienda, e cambia parecchio i tempi. Ci sono aziende dove ogni procedura è scritta da qualche parte, anche in modo informale: chi fa cosa, in che ordine, con quali strumenti. Lì il lavoro parte da una base solida, e il tempo si concentra sul trovare dove l'AI si inserisce meglio.

Ci sono altre aziende dove il processo esiste e funziona, ma vive solo nella testa di chi lo ha sempre fatto così e non lo ha mai scritto per nessun altro. In quel caso il primo passo, prima ancora di parlare di AI, è ricostruire il processo insieme a chi lo conosce. È un lavoro che richiede tempo vero, e nessun prezzo dato al telefono può prevederlo in anticipo.

Sessanta persone, tre persone: due progetti che non si somigliano

Il contrasto più netto che ho vissuto è fra due aziende seguite in consulenza, una da circa sessanta persone e una da tre. Nell'azienda più grande il lavoro è partito da una mappatura di più reparti, ognuno con i suoi processi e le sue urgenze diverse da quelle del reparto accanto. Prima di proporre qualunque cosa sono servite settimane solo per capire come lavorava davvero ogni reparto e dove l'AI poteva inserirsi senza rompere niente che già funzionava.

Nell'azienda da tre persone il punto di partenza era opposto: lì i reparti da mappare non esistevano, esisteva un problema specifico e concentrato, che pesava ogni settimana sul lavoro di tutti e tre. Il progetto è partito quasi subito dalla soluzione, perché non serviva ricostruire nessuna mappa organizzativa, bastava guardare bene quel problema. Due aziende, due punti di partenza opposti, e di conseguenza due progetti che non hanno avuto in comune quasi niente, né per tempo impiegato né per lavoro fatto insieme.

Solo formazione, o anche automazioni su misura

Il quarto fattore riguarda cosa porti via alla fine del percorso. Un'azienda che vuole far capire alle persone come usare bene gli strumenti che già esistono, ChatGPT o Claude per esempio, ha bisogno soprattutto di formazione: sessioni pratiche, esempi calati sul lavoro reale, un metodo per continuare da soli dopo. Un'azienda che invece vuole un'automazione costruita su misura, che legga un file specifico o dialoghi con un programma gestionale particolare, chiede un lavoro tecnico che si aggiunge alla formazione, non la sostituisce.

Conta anche quanto tempo il team mette a disposizione. Un percorso dove le persone coinvolte dedicano poche ore al mese procede a un ritmo, e uno dove dedicano mezza giornata a settimana ne procede a un altro. Il tempo che l'azienda investe è parte del costo tanto quanto il lavoro del consulente, anche se non compare mai in una fattura.

Un intervento e via, o un percorso che continua

L'ultimo fattore è la durata dell'impegno. Un intervento puntuale, per esempio costruire una singola automazione o fare una giornata di formazione su un tema preciso, ha un perimetro chiuso fin dall'inizio. Un percorso continuativo, dove l'AI entra in azienda un pezzo alla volta nel corso dei mesi, chiede un impegno diverso da entrambe le parti: si torna periodicamente su quello che è stato fatto, si misura cosa ha funzionato davvero, e si allarga il lavoro ai reparti rimasti fuori dal primo giro. Sono due modi legittimi di lavorare, ma non lo stesso servizio, e trattarli come se lo fossero è il modo più veloce per aspettarsi lo stesso numero da entrambi.

Cosa farei domattina

Prima di chiedere un preventivo a chiunque, scrivi su un foglio quante persone lavorano nei reparti che vorresti coinvolgere e se le loro procedure sono già scritte da qualche parte o vivono solo in testa a chi le fa da anni. Manda quel foglio insieme alla richiesta, non dopo. Fra trenta giorni confronta il preventivo ricevuto con quanto avevi scritto: se il numero non cambia fra un'azienda di tre persone e una di sessanta, o fra processi già mappati e processi tutti da ricostruire, è il primo segnale da controllare. Il prezzo che ti hanno proposto, da cosa dipende davvero?